¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de automatizar un proceso?

Cuando se hacen flujos para ser automatizados con un BPMS nos enfrentamos a diseñar interfaces de trabajo para el usuario final e integraciones con otros sistemas, entre otras cosas. Son estos dos elementos el foco de este artículo, se plantearán situaciones que se presentan con frecuencia al automatizar un proceso de negocio y que debemos tener en cuenta para sortearlas de la mejor forma posible.

Bien se sabe, que al automatizar muchos de los formatos físicos que hacen parte del proceso, pasan a ser formularios inmersos dentro de la solución BPMS, estos formularios frecuentemente contienen tablas y campos tipo lista desplegable conectadas a bases de datos para garantizar la calidad de los datos. Estos dos elementos se deben utilizar con cuidado y siempre pensando en cómo va a ser su funcionamiento una vez el modelo esté en producción, porque pueden pasar desapercibidos ciertos factores que finalmente terminarán afectando la percepción de calidad de la solución por parte del usuario final.

Supóngase un proceso en el cual se requiere una aprobación masiva de peticiones, por ejemplo, un proceso de pago de facturas en su etapa de aprobación final. En la fase de pago cuando el responsable de la tesorería debe aprobar las cientos o miles de facturas que se tienen programadas para pago, normalmente en este tipo de procesos se requiere gran agilidad y una información básica como por ejemplo: el número de factura, el nombre del proveedor con su NIT, proceso que consumió el producto o servicio y valor de la factura, y esto implica que la tabla tendrá mínimo 5 campos; y si multiplicamos esto por 1000 facturas, estaremos hablando de 5000 campos que debe cargar el BPMS solo hablando de la tabla de aprobación y esto dependiendo de la infraestructura utilizada puede llegar a causar demoras en el formulario que finalmente impactan la experiencia del usuario. En estos casos se debe pensar en soluciones que controlen esto dependiendo de las capacidades de la herramienta utilizada, por ejemplo, se puede pensar en utilizar una paginación del resultado, siempre y cuando esto sea viable en el proceso, utilizar filtros que garanticen un número de campos aceptable para la plataforma o buscar la forma de reducir el número de variables que contiene la tabla.

Otro factor que puede generar tiempos extensos durante la ejecución en la interfaz de usuario, son las extensas consultas asociadas, que pueden tardarse en su ejecución y esto puede hacer que el usuario perciba una mala experiencia al momento de usar la solución implementada, dado que estas consultas normalmente se traducen en tiempo que el usuario debe esperar en la aplicación sin poder ejecutar su proceso.

Por ejemplo, cuando se tiene un formulario que debe ir a consultar a otra aplicación, para luego retornar cierta respuesta, puede llegar a ser lento. En un proceso de gestión de inmuebles de una agencia de arrendamientos, supongamos que se tiene un proceso de administración de inmuebles, y en su interfaz, se tiene una opción para consultar los inmuebles que tienen ciertas propiedades, pero la información de estos se encuentra en otro u otros sistemas de información, dependiendo de la complejidad de las integraciones entre los sistemas, será más o menos rápida la consulta y en ciertos casos puede ser un factor relevante a considerar al momento de implementar una solución. Si este tipo de servicios lentos se configuran en momentos que son percibidos por el usuario, lo más seguro es que se tendrá una percepción de lentitud y por lo tanto una mala experiencia.

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Ese tipo de malas prácticas en el volumen de los datos, se pueden presentar en el uso de tablas como se mencionaba anteriormente o al momento de configurar la información de las listas desplegables. Una lista desplegable con cientos o miles de valores es un elemento que se debería considerar al momento de diseñar una solución.

En conclusión, siempre que estemos diseñando las interfaces para usuario final, debemos tener en cuenta que estas deben ser lo más livianas posibles, buscando unos tiempos rápidos de ejecución y una agradable experiencia al usar la solución diseñada y en aquellos casos que sea indispensable acudir a alguna práctica que impacte el rendimiento, se debe dimensionar el impacto y negociarlo desde un principio con los usuarios.

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